Vademecum przetargowe cz.2 – Formy wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Poręczenia należytego wykonania umowy

Przedsiębiorca, który wygrał przetarg, zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, musi ustanowić zabezpieczenie należytego wykonania umowy (NWU). Celem zabezpieczenia NWU  jest potwierdzenie wiarygodności wykonawcy. Gwarantuje ono zamawiającemu, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jego roszczenia zostaną zaspokojone. Dodatkowo jeżeli zlecenie obejmuje również okres gwarancyjny  także na pokrycie roszczeń z tytułu jakości i rękojmi co do szkód powstałych w późniejszym terminie.

Zabezpieczenie jest obligatoryjne i w przypadku gdy przedsiębiorca nie złoży takiego zabezpieczenia to nie tylko umowa nie zostanie podpisana, ale firma straci też wadium. A jak wiadomo utrata zlecenia, to w dalszej konsekwencji brak utrzymania ciągłości robót czy zapewnienia pracy pracownikom, możliwość wystąpienia problemów z płynnością finansową w firmie i ostatecznie pozbawienie przedsiębiorcy szansy na osiąganie zysku.

Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy to najczęściej od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie (tj. ceny brutto uwzględniającej podatek). Informacje na temat warunków zabezpieczenia NWU zamieszczane są w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Warto przed podjęciem decyzji o przystąpieniu do przetargu warto również mieć już jakiś pomysł, promesę na wypadek wygranej kontraktu – radzi Anna Bajkowska.

Części składowe NWU

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może:

  • obejmować okres trwania kontraktu – wtedy zabezpiecza etap realizacji prac, odbiorów i rozliczeń. Czas trwania tego zabezpieczenia wynosi najczęściej od kilku do kilkunastu miesięcy;
  • obejmować zarówno okres trwania kontraktu ale także okres gwarancji na wykonane zlecenie – w takim przypadku dodatkowo zabezpieczenie obejmuje czas po zakończeniu umowy na ewentualne roszczenia gwarancyjne. W tej sytuacji 100% wymaganego zabezpieczenia składane jest na czas robót, odbiorów i rozliczeń – najczęściej od kilku do kilkunastu miesięcy, następnie 70% przedstawionego zabezpieczenia jest zwalniane, a pozostałe 30% zatrzymywane na okres gwarancji obejmujący nawet 5-7 lat.

Przykład:

Wygrana umowa opiewa na kwotę 1 mln PLN brutto (cena robót). Data zawarcia kontraktu to 01.01.2019r., czas realizacji do 30.09.2019r., na rozliczenia i odbiór jest 30 dni, okres gwarancji ma obejmować 5 lat. Wykonawca musi przedstawić zabezpieczenie NWU w wysokości 10% ceny kontraktu. Wymagane zabezpieczenie NWU będzie więc wyglądało następująco:

  • w okresie od 01.01.2019 do 30.10.2019 – przedsiębiorca musi przedstawić zabezpieczenie w wysokości 100 tys. PLN,
  • w okresie 31.10.2019 do 30.10.2024 – zabezpieczenie w wysokości 30 tys. PLN. obejmujący cały okres trwania umowy  

Formy wnoszenia NWU

Zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

  • pieniądzu,
  • poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
  • gwarancjach bankowych,
  • gwarancjach ubezpieczeniowych,
  • poręczenia funduszy poręczeniowych

 Wady i zalety poszczególnych rodzajów zabezpieczeń NWU

Pierwszym wymienionym sposobem jest zabezpieczenie NWU w formie pieniądza. Środki wpłacane są przez wykonawcę na nr konta wskazany przez zamawiającego. Oczywiście, taka forma jest najbardziej pożądana przez inwestora, który otrzymuje gotówkę i wykorzystuje ją w swojej działalności ale jest jednak ona bardzo trudna do spełnienia przez wykonawcę. Wymaga posiadania przez przedsiębiorcę wolnych środków pieniężnych, często w wysokich kwotach nawet do 10% kontraktu. Tymczasem firmy potrzebują środków finansowych na realizację wygranego kontraktu, pokrywanie z nim związanych kosztów takich jak: wynagrodzenia, materiały, paliwo.

Zamrażanie gotówki, która jest konieczna do realizacji umowy i powinna służyć do wypracowywania zysków w firmie, jest bezcelowe chyba, że przedsiębiorca posiada wolne zasoby pieniężne i nie ma pomysłu w jaki inny sposób je wykorzystać. Można co prawda wziąć na ten cel kredyt obrotowy ale jest to kosztowne i zmniejsza zdolność kredytową na pozyskanie innych transakcji w banku.

Gwarancja bankowa, jest dobrym rozwiązaniem, ale bardziej na zabezpieczenie części należytego wykonania umowy dotyczącej gwarancji jakości i rękojmi co do szkód powstałych po wykonaniu kontraktu. Bank może przyznać gwarancję bankową maksymalnie do lat 5. Czasami okres ten jest jednak niewystarczający, bo realizacja umowy i okres gwarancji przekracza ten termin. Przedsiębiorca musi też pamiętać, że gwarancja bankowa zmniejsza jego zdolność kredytową do zaciągania kredytów, a te mogą być potrzebne do realizacji umowy.

Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z gwarancji ubezpieczeniowej. Towarzystwo ubezpieczeniowe przyznaje limit na określony czas – 6 lub 12 miesięcy i w jego ramach udziela wadia i/lub zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz okresu wad i usterek na wykonane zlecenie. Największym minusem jest to, że limit ten może dość szybko się wyczerpać ponieważ obecnie wymagane okresy, w których zamawiający chce mieć zapewniony serwis gwarancyjny na wykonane prace, sięgają nawet 72 miesięcy. Dla firm, które realizują kilka zleceń oznacza to, że zabezpieczenie już nawet dwóch – trzech kontraktów wyczerpuje limit i firma musi szukać innych form zabezpieczenia NWU.

Kolejną stosunkowo nową formą zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest poręczenie. Zleceniodawcą poręczenia jest firma, która wygrała przetarg (wykonawca), beneficjentem poręczenia – zamawiający, zaś gwarantem – podmiot wystawiający poręczenie czyli fundusz poręczeniowy. Tutaj, podobnie jak w przypadku banku, każda transakcja rozpatrywana jest indywidualnie. Nie ma przyznanego limitu, który może się wyczerpać. To co odróżnia poręczenie funduszu od gwarancji bankowej to fakt, iż nie obniżają zdolności kredytowej przedsiębiorcy w bankach ani towarzystwach ubezpieczeniowych. Oznacza to, że bez angażowania własnej gotówki można zabezpieczyć umowę.

Warto też wspomnieć, że fundusze poręczeniowe mają również specjalną ofertę – dedykowaną dla przedsiębiorców z branży drzewnej, którzy kupują drewno z Lasów Państwowych. Zakup drewna wiąże się z przedpłatą, czyli odbiór surowca możliwy jest po uiszczeniu całej płatności. Takiej sytuacji można jednak uniknąć poprzez uzyskanie odroczenia terminu płatności (pod warunkiem zabezpieczenia interesu Skarbu Państwa). W takiej sytuacji fundusz poręczeniowy proponuje – poręczenia należytego wykonania umowy w zakresie zabezpieczenia zapłaty za surowiec drzewny. Przedstawienie w nadleśnictwie takiego dokumentu pozwala na odbiór drewna bez konieczności wykonania przedpłaty i uzyskanie terminu płatności za drewno np. do 30 dni.

Przedsiębiorca powinien podejść indywidualnie do każdej wygranej umowy. Zastanowić się, która forma zabezpieczenia będzie w tym przypadku najlepsza. W celu zwiększania szans, zmniejszania ryzyka, warto też czasem połączyć dwie formy przedstawionych zabezpieczeń. Każda instytucja oszacuje swój limit – ryzyko, które może ponieść. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł realizować wygrany kontrakt – podsumowuje Anna Bajkowska.

Podsumowanie:

Głównymi zaletami skorzystania z zabezpieczenia w postaci innej niż pieniądz są m.in.:

  • zwiększenie kapitału obrotowego w firmie i co za tym idzie możliwości produkcyjnych – usługowych,
  • zwiększenie płynności w przedsiębiorstwie bez konieczności korzystania z kredytu obrotowego, który będzie rozwiązaniem droższym,
  • zwiększenie szansy na terminowe wywiązywanie się z realizacji umowy.

Gotówkę – jeżeli jest wolna – lepiej przeznaczyć na finansowanie kontraktu.

Gdzie szukać zabezpieczenia NWU?

Poniżej przedstawione są miejsca, gdzie można znaleźć informacje o poszczególnych formach zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub ubiegać się o konkretne NWU na terenie województwa podlaskiego:

  • gotówka – wolne środki na koncie przedsiębiorcy lub kredyt w banku,
  • gwarancje bankowe – większość banków, poszczególne oddziały tych jednostek,
  • gwarancje ubezpieczeniowe – większość towarzystw ubezpieczeniowych, poszczególne ich oddziały lub brokerzy ubezpieczeniowi,
  • poręczenia – regionalne fundusze poręczeniowe – na Podlasiu – Podlaski Fundusz Poręczeniowy Sp. z o.o.

Warto przypomnieć, że ww. instytucje nie tylko wspierają przedsiębiorców na etapie realizacji umowy ale również w momencie przystępowania do przetargów wydając zabezpieczenie wadium.